這裡分享一點求學時期到工作後養成的作業習慣，目前為止我的經驗是它滿有效果的。
【前言】（不想看鋪梗就跳正文吧）
大學我一共念三種科系（如果概算的話），主修中文以外，又申請數位設計，隔年申請教程，可以想見我的上課時間就是從早上八點上到晚上九點，回家繼續這些科目的作業（有些科目每週都有作業，尤其設計）。我不蹺課，所以沒有利用上課時間出去玩或趕作業的情況，扣掉課堂時間，能拿來做作業的時間就只有偶爾的空堂跟晚上。作業遲交就是零分（不可補交），申請加修（科系）跟超修（學分）就會面臨：1.想多修一系要比成績 2.每個系都有規定必修學分，那些學分+自己想修的排起來超過規定的話（學分限制一學期只能修25，超修可達28），想要超修就要看成績（平均80以上）。也就是說，如果我想申請每個想念的科系，而且在畢業前修完的話，就得讓成績一直保持在可以申請得到的名次裡（每系有配額），不得低於80分，另外還要比操行，所以要加上社團幹部跟志工時數（50小時）。連抱怨「好忙！」抓狂的時間都沒有，從早到晚就是這個做完下一個是什麼、再下一個是什麼，反正趕快做就對了，而且要做得比別人多又好。36小時以上沒睡是常有的事。當時我真心覺得，將來做什麼工作都能適應，不會比這更慘惹（笑）<但是人生當然沒那麼簡單啊
雖然工作時間目前為止還算正常，但出版業很需要靠產品量支撐營運，可以說產能高低是公司盈虧的關鍵。為了讓讀者們滿意，我們預告出書、固定時間出書（每週一、四出版），而且絕不delay（很少公司做得到）。當然如果要固定出書時間，也就等於產量就得開到那麼高。不是這本書做得差不多了再來排出版日，而是排了出版日以後不管怎樣就是要做出來。出版是一個很繁雜的過程，牽扯到選書、搶版權、等素材、發翻譯、發外校、發設計、排版、內校、打樣、排印、排通路，以及行銷活動，還有來來回回的修改跟N次確認，每個環節都要對「人」。「對人」是工作最難掌控的部分，如果一個工作困難度高但是只需要自己一個人完成，那還好，管好自己的技術就行了，但如果要跟許多不同人合作，而他們除了你的事項以外，還有其他工作要處理，那可就不得了。不是這個失蹤就是那個沒來，或者（因為對方太忙或偷懶）做出來的東西不能用，更慘是都做好了授權商說要改（那就重新設計重印了）。這也是為什麼大部分出版社抓不準出書日，公告日期delay一天讀者會罵，不說日期也會罵等太久沒消息。準時、產量高、贈品多、錯誤低（無回收重印事件）、而且（基本上）正常下班！——我們做到了。不是我們特厲害，我認為是一開始就規制了一個不錯的工作模式的緣故，跟念書一樣，養成一些好習慣，大部分時候會比能力特優秀重要。我有幸從建組時期參與，或許在規劃上也貢獻了棉薄之力，這邊拿出來賣瓜一下，因為是習慣問題，適用於處理各種工作甚至家務。
【正文開始】
習慣一：手邊的訊息都分類建檔
請不要相信自己的腦袋，也不要偷懶，這是工作不遺漏而且能快速查找的秘訣。從一開始就把公文分類建檔，版權一匣、庫存一匣、事務通知一匣，每一匣裡頭按時間順序排列、合作對象分類。如果A公司事後來通知要針對先前契約修改或補件，就到版權匣的A公司區域按簽約時間查找，將補充貼在原契約下面，在產品發行前契約都會再被確認過兩三次。如果哪一個產品要復刻、修改、重製，而時日已久，只要搜尋產品總表找到過去的出版日，就可以馬上調出倉庫裡（按時間與類別分）的樣本、當初的契約，進行重製。你不需要花費大腦記憶區跟回憶的時間，冒著記錯或找不到的風險，只需要一張寫著日期的產品總表，還有早就分類好的各個資源區。分類，然後確實執行就夠了。這麼做還有一個好處是，經過每天使用總表可以幫助你清楚記得產品的類別甚至細節，再多的產品你都會大致記得它是哪間公司、誰的作品（因為他們都會有個人特色）。我的大腦裡有一個漫畫、小說作者的資料庫（也要追蹤其他公司的作品），只要喊名字就會浮現他們作品的畫面，文風、插畫、原出版社、哪一個時期的作品都清楚。總表看多了，它們就會成為你個人資料庫裡的一個帶狀紀錄，呈現一個歷史演變的面貌。如果要說專業是什麼，就是你記得愈多產業的特色、細節、技術，並且保有對製作它們時的觸感、視覺印象，有助於你選擇下一個產品、或者更新技術時的參考。而這不會是強記得來的（除非你有練過記憶術啦）。建檔還有一個好處是，你不會因為記得太多事，讓你在做事的時候一直被記憶干擾（啊我還有OO還沒做捏，啊那個XX上次做到哪？）。
PS.你正在處理的工作本身，也請用分類的概念建檔，比如我會把書籍的素材按出版社分、每本書的製作檔裡頭再劃分小資料匣分別存取圖片、文字、版權，不把所有使用檔混在一起。
習慣二：不要心存僥倖
做事的時候總有些不會被別人看到的小地方，或者怎樣都沒差的部分。有些人會覺得80/20法則所以那些部分隨便就好，重要的地方做好給人看到比較實在。不過我必須說，當然這樣大部分時候不會被發現，要不然頂新也不會一路黑得這麼徹底。
「僥倖」是一種以惡小而為之的心態。幸運點沒事，但它也很可能在未來的某一天出大包讓你收拾不完。寧可把一件事情做到沒有問題，也不要欺騙自己不會有問題。一個產品／行動的失敗，很多時候都是小小的「沒差啦」累積起來的大失誤，這會讓你得在將來花更多的時間彌補。講求效率並不完全是簡省的同義詞。養成做事的好習慣，一次就做好（不要想說完成前再一起確認就好，有些東西前面沒做好後面就難改），用不到的東西就要清掉（或者設專區放置），包括你的辦公桌跟抽屜。我有些同事會在製作檔裡放進所有該書素材，包括中文版不會使用的部分，而且是原始檔名（日文）。我們的素材有另外管理的地方，根本不需要把中文版不用的圖片文字一起放在給版廠的檔案裡（試想如果連結有問題，版廠就得在茫茫大海裡撈到對的檔案重新連結，這豈不是為難人嗎？）
如果你交接的工作本身是乾淨清楚的，比如我只放用到的檔案、把檔名重新命好英文名（以免換台電腦讀取不了中文或日文名）而且分類建匣，那麼就算後端處理的人有問題，要再電話溝通都容易許多。
習慣三：準備一張一目了然的行事曆
我是個依賴表格的人，因為我記性不是很好，但不管記性好不好，表格的目的都是讓你隨時check一定範圍內所有事情的好物。如果你同時得記50件事，而每件事又做到一半呢？我連只教兩個班級的課到了下週都會不記得教到哪啊！何況工作時候手上同時有七八本書在跑。表格可以讓你對待辦事項有心理準備，這件事還有兩天要完成、那件事還有一個月、另一件事今天下班要交，如果你的習慣是同時做每件事，但是記不清輕重緩急，只記得交件日期（甚至記憶模糊），那不每天手忙腳亂才奇怪呢！我的習慣是準備至少一個月份的表格（通常工作上是三個月），把每件事的deadline填上去，最重要的、delay穩死無疑的事用顯色標記。填完以後你會發現有些區段事情較多、有些區段較空，再把其中幾項可以往前挪的填到前面去，盡量讓事情可以平均分布，新填的位置就是你的deadline（要真的把它當deadline，忘掉紅字的日期），可以用藍筆寫，要是逼不得已趕不及，你還有個紅線在後面。通常我會把事情按性質分色（如圖二），一眼看下去也可以知道哪幾天得外出或開會。在月中後整理下個月（依工作性質不同自己抓區間），所有待辦事項都填好以後，把它放在你抽屜或電腦裡（中間有事就新增），下班就忘了它的存在。只有兩個時候要記得看它：每週一（看整週）、每天早上（看整天），頂多下班前再確認一次沒有遺漏。不要讓待辦事項擾亂你的下班時間，這不會讓你比較有效率。如果你是主管，可以建置一個全team的行事曆，抓住每一階段進度。這個好處是，所有人都知道進程、知道自己負責哪一塊、會影響到誰，你也知道今天、明天、後天誰該做完什麼事情了，不用想到就問一下：你做到哪、做完沒？（這種主管很惹人厭不是嗎）
習慣四：分清重要與急件，再簡單的事也要先有時間才能處理
這是區分輕重緩急的習慣。我在主管課程觀察同學，雖然大家都是主管了，但是做事習慣好的並不是很多，大部分人還是會把自己搞得很混亂。事情很多是一個原因，但是既然事情一定會很多，盡可能簡化它不就是你該做的第一件事嗎？
我們有一個練習題：假設你剛接任新部門主管，還不熟悉運作狀況，兩個小時後你就得上飛機出差，你秘書給你50件待辦事項。裡頭有同仁的威嚇、辭職信、假單、老闆問投訴的事情、其他部門的請求，所有你能想到的工作上會遇到的雜事，更慘的是，下週你的秘書要請假，他說他早就預告過了不能不請，可是他請假時你有公司的大會要開，計程車快到樓下了，你該怎麼辦呢？
很多人會選擇假單就先蓋一蓋，能少一件事就少一件，這樣感覺壓力比較小。老闆問的事情還要調查就等查好再說，事情那麼多怎麼能讓秘書請假呢，當然是駁回啊～管你要辦喪事、結婚還是幹嘛。
如果這麼做，我想事情不但處理不完，也可能後患無窮﹍﹍
我的建議是（跟老師比對後我的作法應該是較為理想的），一樣拿出你的表格，把deadline先填好，有些事情就是會卡在一起，而且處理不完，又火燒屁股（下屬都跑到大老闆那投訴你了）。確定絕對不能拖延的事情之後，把大事分階段。這裡有一個原則：老闆永遠是優先的。就算他問的問題芝麻綠豆大、或者一時無法回答，他的時間成本都跟你不一樣，而且他必須決策，只有他不能等。優先處理的意思不是先去把那件事情做完，而是先回應進度、約定報告時間，讓他有個底（這時候你的行事曆會幫你），而且他可能有些你不知道的疑慮還要跟你確認。或許在公司例會前先做個簡短的報告對老闆來說比較方便，讓他在開會前能先處理方向性的事。總而言之，不是你以為事情不重要，就可以「等到時候再說」，有些事情看到的全貌跟階層有關。當你跟老闆報備後，你就還有一些時間去慢慢完成它、交辦下去，老闆也不用額外擔心一件事。再來，上飛機前很難交辦完所有的事，關於組織問題，你可以問你的小幫手之前主管處理到哪或者那個去告密的下屬是怎麼回事（但不用急著批判他，也許他已經被前任忽略欺壓很久了）。在出門前把大事先作回應，請秘書在幾個時間點check信箱，你會把後續的處理mail給他，陸續與他約定回國前他要幫你準備好什麼資料（甚至先寄給你用），至於那些假單或公告，就讓秘書去安排吧。人員的去留也可先跟他們約定會談的時間，不要擺著不管，「給別人做事的心理準備」是很重要的，就像你也不喜歡每件事都事到臨頭才知道要交一樣。如果你沒辦法馬上解決、而他們又不能等，約定好處理的期限會是雙方都能夠「再等等」的關鍵，否則你可能會在回國時看到屬下未經許可離職（曠職）、生產線受影響、秘書不見了、老闆氣急敗壞、其他部門覺得你沒效率。行事曆真的很重要對吧>_O 這樣，在你上飛機前，事情就已經大致依大小、緩急（可分四個向度列表更清楚）分類好了。事情依然很多、你依然要一件接著一件做，但至少對50件事的全貌是有概念的，也就不需要慌亂了。只要你的秘書好好配合你，他還是可以安心去休假不用被你call、你也不會有事情開天窗，更不用因為急躁對下屬發脾氣、沒有回應讓別人黑名單了，一舉數得啊！接下來幾天，你可以在計程車、在飯店、在飛機上陸陸續續把事情做完，也不會有人抱怨你，甚至新上任的第一次例會就條理分明。（重點：交辦工作也要給下屬時間安排他自己的工作，他一定也有一些很重要、做到一半但你不知道的瑣事，請尊重他安排時間的自由。）
現在，你可以提著公事包跟電腦，帶著秘書幫你買的咖啡下樓了。
噢，這是我的玩樂行事曆：P
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